Étude de cas : LIBÉRER LES ÉNERGIES, ENRICHIR LE MODE DE TRAVAIL COLLABORATIF

Accompagnement transformation

Libérer les énergies, Enrichir le mode de travail Collaboratif, Réduire les reportings

 

La problématique

La Direction Générale d’un des Pôles d’activité du Groupe, accompagnée par la direction financière souhaite lancer un projet d’amélioration de l’efficacité de son organisation mondiale et de ses principaux processus, avec 3 objectifs :

  • Améliorer le fonctionnement de l’organisation matricielle de ce pôle en clarifiant les rôles et responsabilités des différentes strates de l’organisation, et développer le travail collaboratif entre ces niveaux d’organisation
  • Améliorer de façon significative la productivité en matière de reporting,
  • Rationaliser le fonctionnement des fonctions supports centrales.

Ce projet devait associer le top management du pôle (soit environ 200 personnes réparties à travers le Monde) à la réflexion et à la construction du plan d’action.

L’intervention Advese

Une démarche en 2 temps sur 4 mois a été mise en place :

  • Diagnostic de l’existant

Cette étape avait pour objectif d’aboutir à un constat partagé sur l’organisation, les processus de décision, les processus à améliorer, et les reporting, par le biais d’entretiens et de questionnaires, en associant les 200 « top managers » identifiés.

  • Amélioration de la performance

Fort de ces constats, des ateliers de travail collaboratifs ciblant 2 thématiques ont été organisés : l’évolution de l’organisation (en s’appuyant sur l’apport de la « socio-dynamique ») et l’amélioration des processus à enjeux (avec une approche Lean).

En sortie d’ateliers, une synthèse reprenant l’ensemble des recommandations et des plans d’actions pour améliorer la performance du pôle a été élaborée, puis présentée aux membres du comité de pilotage.

Les résultats obtenus

  • Des propositions d’améliorations concrètes à la fois de son organisation et de 5 processus opérationnels clés
    • s’appuyant sur les suggestions relevées lors du sondage,
    • travaillées en équipe, avec une représentation des différents métiers impliqués,
    • avec pour chacun d’eux, des actions à mettre en place à court ou moyen terme,
    • dans un schéma global cohérent.
  • Une proposition de redéfinition des rôles au sein de l’organisation existante, permettant une clarification et une simplification dans la prise de décisions.
  • Un plan d’action global partagé et porté par des dirigeants opérationnels dans une approche « Bottom-Up ».

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