Étude de cas : DIAGNOSTIC D’APPROPRIATION DES OUTILS FINANCE

Appropriation utilisateur

La problématique

Suite à la mise en œuvre réussie de plusieurs projets de transformation (déploiements d’un ERP et de CSP Finance), qui ont déjà permis d’améliorer la performance de la fonction Finance, la Direction Financière, la Direction des Systèmes d’Information et la Direction de la Formation cherchent conjointement à identifier les points de progrès pour mieux utiliser les moyens à leur disposition et gagner encore en efficience, notamment en matière d’appropriation des applicatifs.

L’intervention Advese

Notre approche a consisté à croiser 3 regards, au travers de différentes interviews et d’analyses documentaires :

  • le regard DSI : comprendre les demandes d’assistance utilisateurs (en appuyant l’analyse sur des extractions de l’outil de ticketing),
  • le regard Direction de la formation : comprendre les ressources d’apprentissage disponibles et leurs modalités de diffusion,
  • le regard Direction Financière : comprendre en quoi les processus peuvent être optimisés.

Ce premier travail a permis d’élaborer des préconisations sur 13 actions, parmi lesquelles les plus notables sont :

  • la transformation de la Maîtrise d’Ouvrage Finance en un centre d’expertise en charge de travailler sur l’optimisation des processus,
  • la mise en place de KPI permettant de mesurer l’appropriation et l’efficacité des processus financiers concernés au service des enjeux (et pas uniquement des outils),
  • la création d’un poste de Chef de Projet Formation sur la Finance, en charge de s’assurer de la cohérence des parcours et des supports par rapport aux enjeux,
  • la mise en place d’une gouvernance appropriée.

L’ensemble de ces préconisations vient supporter le processus d’appropriation en apportant de la valeur ajoutée aux processus financiers par des actions précises et localisées.

Les résultats obtenus

L’identification des leviers pour mieux maîtriser les coûts et mieux utiliser les ressources.

La réinternalisation de certaines compétences, avec notamment une réduction de la charge de la TMA permettant de mettre plus de moyens sur la Maîtrise d’Ouvrage.

 

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